毎日現場に出て、利用者さんの調整をして、記録を書いて、スタッフの相談に乗って――。
それでもなぜか、仕事が終わらない。
残業は減らないし、引き継ぎでミスが起きたり、新人教育の時間も取れない。
「このままじゃいけない」と思いながら、何から手をつければいいのか分からず、気づけばまた一日が終わっている――。
そんな状況に、心当たりはありませんか?
訪問看護ステーションの管理者として、現場のケアには自信がある。
でも、記録管理や情報共有、教育体制といった「仕組みづくり」になると、どこから手をつけていいか分からなくなる。
システム導入やデジタル化の話を聞いても、パソコンが得意なわけでもないし、調べて設計する時間もない。
ただ、スタッフが無理なく働ける環境を作りたい。
その一心で、日々奮闘されているのではないでしょうか。
この記事では、「業務改善って、結局どこから始めればいいの?」と立ち止まっている管理者の方に向けて、現場を知る看護師の視点で、最初に整えるべきポイントを分かりやすくお伝えします。
大切なのは、完璧なシステムを導入することでも、一気に変えることでもありません。
今の現場で、少しずつ「頑張らなくても回る形」を作っていくことです。
＊ 少し長い記事になりましたので、必要なところだけ読んでくださいね。
なぜ、頑張っているのに現場が回らないのか
人手不足だけでは説明できない「苦しさ」の正体
現場が回らないとき、真っ先に思い浮かぶのは「人が足りないから」「忙しすぎるから」という理由です。
確かにそれも事実ですし、訪問看護に限らず多くの医療現場が抱える課題でもあります。
でも、不思議なことに気づきませんか?
同じくらいの人数で運営しているのに、スムーズに回っているステーションもあれば、人数はいるのにいつも誰かが無理をしているステーションもある。
この違いは、スタッフ一人ひとりの能力差でも、頑張りの量でもありません。
実は、仕事の「持ち方」や「流れ」に原因があるのです。
多くの訪問看護ステーションでは、一部の「できる人」「分かっている人」に業務が集中する構造が、知らず知らずのうちにできあがっています。
そして、この構造こそが、現場を疲弊させている根本原因なのです。
「できる人」に仕事が集まってしまう仕組み
記録の書き方、申し送りの仕方、判断の基準。
これらが明確に決まっていないと、人は自然と「分かる人」「経験のある人」に頼るようになります。
「この利用者さんの状態、どう記録すればいいですか?」
「急な相談が入ったんですが、どう対応すればいいでしょう?」
「新人の〇〇さん、次は何を教えたらいいですか?」
こうした確認や相談が、特定の人に集中する。
教育も、その人任せになる。
結果、その人は休みの日でも頭から仕事が離れず、常に気が休まらない状態になってしまいます。
これは決して、その人が優秀だから起きているわけではありません。
むしろ、仕組みが整っていないために、頼れる人に負担が集中してしまう構造的な問題なのです。
属人化が進む現場の共通点
属人化が進んでいる訪問看護ステーションには、いくつかの共通点があります。
「前からこうしているから」という説明で、具体的なルールが省略されている。
書いていないけれど、暗黙のルールが多い。
そして何より、忙しさの中で、仕組みを整える時間が取れない――
こうした状況が続くと、新しく入ったスタッフは「何が正解か分からない」不安を抱え、ベテランスタッフはますます多くのことを抱え込むことになります。
限界は「頑張り」の限界ではなく「仕組み」の限界
ここで一番お伝えしたいのは、現場が回らないのは、誰かの頑張りが足りないからではないということです。
むしろ、頑張りでカバーし続けてきたからこそ、今、限界が来ているのです。
人の力で何とかしてきた。その場その場で対応してきた。
でも、それを続けるだけでは、いつか誰かが倒れてしまいます。
この先に必要なのは、誰かがもっと頑張ることではなく、頑張らなくても回る形に、少しずつ整えていくことなのです。
業務改善=IT導入ではありません
システムを入れても楽にならないのはなぜ?
「業務改善」と聞くと、電子カルテやスケジュール管理ツール、情報共有アプリといったシステムの導入を思い浮かべる方は多いと思います。
確かに、うまく使えば業務を助けてくれるツールもあります。
ただし、ツールを入れたからといって、現場が楽になるとは限りません。実際の現場では、次のようなことが起こりがちです。
- 使い方を覚えるのに時間がかかり、かえって業務が増える。
- 人によって使い方が違うため、結局確認作業が必要になる。
- 入力のルールが曖昧なまま運用が始まり、情報がバラバラになる。
こうなると、「前より大変になった」「結局使いこなせていない」という声が現場から上がってきます。
これは、ツール自体が悪いのではありません。使う前の準備、つまり「どう使うか」「何のために使うか」が整っていないまま導入されてしまうことが原因です。
現場が疲れる「正しすぎる改善」
業務改善という名のもとに、「こうあるべき」「これが正解」と、正しい方法を一気に押し付けてしまうと、現場は疲れてしまいます。
完璧な記録フォーマット、きれいに整理されたルール、全員が同じレベルで使えるシステム。
理想としては素晴らしくても、今の現場の余力を超えていれば、続きません。
かえって、「また新しいことを覚えなきゃいけない」「前のやり方の方が楽だった」という反発を生んでしまうこともあります。
先に整えるべきは「やり方」と「流れ」
業務改善で本当に大切なのは、どんなツールを使うかよりも、次のような「仕事のやり方と流れ」を整理することです。
何を、どこに書くのか。
誰が、いつ確認するのか。
どこまでやれば十分なのか。
こうした基本的なルールが整理されていない状態でITツールを入れると、ツールの上に混乱を乗せてしまうことになります。
逆に、やり方と流れが整っていれば、紙でも既存のシステムでも、十分に現場を回すことができるのです。
ITは「楽になる準備」ができてからでいい
ITやデジタル化は、あくまで現場を楽にするための「手段」です。
無理に早く取り入れる必要はありませんし、焦って導入して失敗するより、使わなくても回る仕組みを先に作る方が確実です。
- まずは、人の頑張りに頼りすぎている部分を見つけること。
- そこから、少しずつ整えていく。
- その準備ができてから、必要に応じてツールを選ぶ。
その順番で進めれば、後から入れたツールもきちんと力を発揮してくれます。
何から手をつけるべきか分からない理由
課題が多すぎて、整理できない
業務改善が必要だと分かっていても、「結局、どこから手をつければいいのか分からない」と感じてしまうのは、とても自然なことです。
それは、あなたの判断力が足りないからでも、管理者としての経験が浅いからでもありません。
訪問看護の現場には、日々たくさんの「困りごと」があります。
- 記録が大変、情報共有がうまくいかない、
- 新人教育が追いつかない、
- 管理業務が後回しになる
――どれも大事で、どれも今すぐ何とかしたい。
だからこそ、全部が同時に頭の中に浮かんでしまい、優先順位をつけること自体が難しくなってしまうのです。
「全部大事」に見えてしまう管理者の視点
現場をよく見ている管理者ほど、「これは後回しにしていい」と割り切れません。
一つ改善すると、別の問題が浮かび上がってくることも分かっているからです。
結果として、どこから手をつけても中途半端になる気がして、動けなくなる。
この状況に陥ってしまうのは、あなたが真面目に現場と向き合っている証拠でもあります。
優先順位がつけられないのは当然です
業務改善は、目の前の作業を片付けるのとは違い、全体を俯瞰して考える必要があります。
しかもその作業を、日々の訪問や管理業務と並行しながら行わなければならない。
そう考えると、「考える時間が取れない」「決めきれない」のは当然です。
むしろ、立ち止まっているあなたは、現場のことを真剣に考えているからこそ、慎重になっているのだと思います。
だからこそ、最初は「完璧に選ばなくていい」
ここで大切なのは、最初の一手を「完璧に選ぼう」としないことです。業務改善は、一度決めたら戻れないものではありません。
小さく整えて、うまくいったら続ける。違えば、やり直す。そのくらいの感覚でちょうどいいのです。
「とりあえずやってみて、ダメなら変える」。
この柔軟さが、現場に合った改善を進めるコツです。
最初に整えるべき3つのポイント
それでは、訪問看護の現場で、最初に整えると効果が出やすいポイントを、具体的にお伝えします。
どれも特別な知識やツールは必要ありません。
「これならできそう」と思えるところから、一緒に見ていきましょう。
① 記録の「型」を決める
訪問看護の記録が大変なのは、「書く量が多いから」だけではありません。
実は多くの場合、「どう書けばいいか毎回迷う」ことが、負担の大きな原因になっています。
書き方ではなく、「迷わない形」をつくる
人によって書き方が違うと、読む側は毎回考えながら確認することになります。
どこを見れば利用者さんの状態が分かるのか、何が変化で何がいつも通りなのか、どこまで書けば十分なのか――
こうした「迷い」が積み重なると、記録はどんどん時間を取る作業になってしまいます。
大切なのは、文章の上手さではなく、「この順番で書けばいい」という型があることです。型があれば、新人もベテランも同じように記録できるようになります。
完璧さよりも、統一感を優先する
記録の型を決めるときに、よくある失敗は「理想を詰め込みすぎる」ことです。
すべての項目を網羅しようとしたり、状況ごとの細かいルールを作ったりすると、結局「守れないルール」になってしまいます。
最初は、最低限そろっていればOK、全員が同じ流れで書けていればOK、そのくらいの基準で十分です。
完璧な記録を目指すより、みんなが迷わず書ける形を作ることの方が、はるかに大切なのです。
型があると現場が楽になる理由
記録の型があると、書く時間が短くなり、読む側の確認も早くなります。
そして何より、「これでいいのかな」という不安が減ります。
特に新人や経験の浅いスタッフにとって、「何を書けばいいか分かる」ことは、安心して働くための大きな支えになります。記録に自信が持てると、訪問そのものにも集中できるようになるのです。
まずは「一つの記録」からでいい
いきなりすべての記録を統一する必要はありません。訪問後の経過記録、申し送り用の簡単なメモ、週1回の振り返りなど、一番よく使う記録を一つだけ選び、その型を決めるところから始めてみてください。
小さく整えた型が、現場全体を楽にしていくきっかけになります。
「これなら書きやすい」という声が出たら、それが成功のサインです。
② 情報共有の「場所」を決める
記録の型を整えても、「どこに書いてあるのか分からない」状態では、現場の負担はなかなか減りません。訪問看護の現場では、情報があちこちに散らばってしまいがちです。
情報が散らばると、確認が仕事になる
記録はここ、申し送りは別の場所、注意事項は個人のメモ、そして口頭で伝えたつもりの情報――
こうした状態では、必要な情報を探すだけで時間と気力が奪われてしまいます。
情報共有の場所が決まっていないと、
「これ、どこに書いてありましたか?」
「誰か聞いてますか?」
「前回どうなっていましたっけ?」
といった確認が、日常的に発生します。
確認する側も、される側も、どちらも負担が大きく、結局、分かっている人が何度も説明することになるのです。
大切なのは「ここを見れば分かる」を決めること
情報共有で一番大切なのは、完璧に共有することではありません。
「困ったら、まずここを見る」という場所が決まっていることです。
利用者全体の注意事項、状態変化の共有、管理者からの連絡――
内容ごとに、見る場所を一つに決めるだけで、探す・聞く手間は大きく減ります。
ツールよりも「役割分け」を先に考える
ここでも、新しいツールを増やす必要はありません。
まず考えたいのは、何の情報を、どこに集めるのか、そこを誰が見るのか、という情報の役割分けです。
役割が整理されていれば、紙でも既存のシステムでも、十分に回ることが多いのです。
「いい情報共有ツールを探さなきゃ」と焦る前に、今あるもので役割を整理してみましょう。
「一か所に集めすぎない」ことも大切
情報共有を整えようとして、すべてを一つに集めようとすると、今度は「量が多すぎて見られない」状態になります。
毎回見る情報と、必要なときに確認する情報を分けて考えることで、現場はずっと楽になります。
全部を一か所にまとめるより、「この情報はここ」と役割を分ける方が、実は使いやすいのです。
まずは「よく聞かれる情報」から整理する
どこから始めればいいか迷ったら、「一番よく聞かれる情報」を思い出してみてください。
毎回質問が出ること、人によって伝え方が違うこと――
それを、一つの場所にまとめるだけで、情報共有の負担は確実に減っていきます。
③ 教育の「流れ」を見える化する
新人教育が大変なのは、新人の理解が遅いからでも、教える側の説明が下手だからでもありません。
多くの場合、「何を、どの順番で、どこまで教えればいいか」が見えていないことが、負担を大きくしています。
教育がつらくなる本当の理由
訪問看護の新人教育では、その場その場で教える内容が変わったり、教える人によって基準が違ったり、「もう分かっているはず」と思い込んでしまったりすることが起こりがちです。
その結果、新人は「何が正解か分からない」と不安になり、教える側は「何度も同じことを言っている」という感覚になります。
お互いにストレスを感じる、つらい状況になってしまうのです。
大切なのは「全部教える」ことではない
教育というと、「最初から全部伝えなければ」と思いがちですが、それは現実的ではありません。
必要なのは、最初に通る道筋を決めておくことです。
✅最初の1週間で知ってほしいこと、
✅1か月でできるようになってほしいこと、
✅困ったときの確認先
これだけでも整理されていると、教える側も、新人も、気持ちがずっと楽になります。
「できたかどうか」ではなく「通ったかどうか」で見る
教育の流れを考えるときは、「できた・できていない」で評価するよりも、そのステップを通ったかどうかを見るほうが、現場に合っています。
✅この説明はした、
✅この資料は一緒に確認した、
✅この場面は同行した
そうした積み重ねが、安心して任せられる状態につながっていきます。完璧を求めず、プロセスを大切にすることが、教育を楽にするコツです。
見える化は、簡単なものでいい
教育の流れを見える化するのに、立派なマニュアルは必要ありません。
A4一枚のチェックリスト、箇条書きの流れメモ、共有できる簡単な一覧――
「今どこまで来ているか」が分かる形であれば、それで十分です。
教育の流れは、現場全体を守るためのもの
教育の流れを整えることは、新人のためだけではありません。
教える人の負担を減らし、教え漏れへの不安を減らし、管理者が一人で背負わなくていい状態をつくるためのものでもあります。
教育が楽になれば、スタッフの定着率も上がります。安心して新人を受け入れられる体制は、ステーション全体の成長につながるのです。
全部を一気に変えなくていい理由
ここまで読んで、「なるほど」と思う一方で、「でも、これを全部やるのは大変そう…」と感じた方もいるかもしれません。
先にお伝えします。
全部を一気に変える必要はありません。
現場は「変化」に一番疲れる
訪問看護の現場は、日々の業務だけでも余力が少ない状態です。
そこに、新しいルール、新しいやり方、新しい仕組みを一度に入れてしまうと、たとえ内容が正しくても、現場はついていけなくなります。
業務改善が失敗する多くの理由は、「内容が悪かった」のではなく、変えるスピードが速すぎたことにあります。
どんなに良い改善でも、現場が受け入れられなければ意味がないのです。
小さく整えるほうが、結果的に定着する
一度に全部を変えようとすると、どこかで無理が出ます。
それよりも、
- まず一つだけ決める、
- それが回るかを見る、
- うまくいったら次へ進む――
この流れのほうが、結果的に現場に根づきやすくなります。
「少し楽になった」という実感が、次の一歩につながります。小さな成功体験を積み重ねることが、現場の信頼を得る一番の方法です。
うまくいったところから広げればいい
業務改善は、最初から全体をそろえる必要はありません。この記録だけは統一できた、この情報共有は楽になった、この新人教育の流れは使えそう――
そんな一部の成功があれば十分です。
それを、「うちではこうしている」と自然に広げていくほうが、現場は抵抗なく受け入れてくれます。
強制するのではなく、良さが伝わって自然に広がる。それが理想的な改善の形です。
完璧を目指さないことが、続くコツ
「中途半端になるくらいなら、やらないほうがいい」――。
そう思ってしまう気持ちも、よく分かります。
でも、業務改善は完成させるものではなく、育てていくものです。
今の現場に合わなくなったら、変えればいい。やり直してもいい。そう思えるくらいが、ちょうどいいのです。柔軟に見直しながら進めることが、長く続く改善につながります。
大切なのは「続く形」であること
誰かが無理をし続ける形は、長くは続きません。
少しずつでも、頑張らなくても回る部分を増やすこと。
それが、管理者と現場、どちらも守る業務改善につながります。
今日からできる、最初の一歩
業務改善というと、
時間を取って、計画を立てて、きちんと整えてから始めなければいけない――。
そんなイメージがあるかもしれません。
でも、最初の一歩は、そんなに大きなものでなくて大丈夫です。
まずは「一番困っていること」を一つだけ書き出す
今日やってほしいのは、業務を全部見直すことではありません。
- 記録で一番時間がかかっているところ、
- 情報共有で一番混乱するところ、
- 教育で一番しんどいところ
この中から、「今いちばん困っていること」を一つだけ、紙やメモに書き出してみてください。
それだけで、業務改善はもう始まっています。
問題を言葉にするだけで、頭の中が整理され、次に何をすればいいかが見えてくることがあります。
「これを減らせたら楽かも」を考える
次に考えるのは、「どう変えるか」ではなく、「これが少し減ったら楽になるかも」という視点です。
書く項目が一つ減る、確認する場所が一つに絞られる、毎回説明していることが減る――。
完璧な答えは必要ありません。思いつく範囲で十分です。
一人で抱え込まない仕組みを意識する
業務改善は、「管理者が頑張ること」ではありません。
誰が見ても分かる、誰が対応しても同じ、誰か一人に負担が集中しない――
そんな視点を、少しだけ意識してみてください。それだけで、改善の方向は大きくずれません。
迷ったら、立ち止まってもいい
途中で、「これで合っているのかな」「うちの現場に合うかな」と迷うことも、必ずあります。
そんなときは、無理に進めなくても大丈夫です。
一度立ち止まって、「現場が少し楽になったか」だけを振り返ってみてください。
その感覚が、次の改善を導いてくれます。
まとめ|業務改善は「現場を守るため」のもの
訪問看護の業務改善は、効率を上げることや、新しい仕組みを導入することが目的ではありません。本当に大切なのは、現場で働く人が無理をしなくても回る状態をつくることです。
- 頑張っているのに、なぜか忙しい。
- ベテランや管理者だけが抱え込んでしまう。
- 新人教育や引き継ぎに不安が残る
こうした状況は、個人の能力や努力の問題ではなく、仕組みが整っていないことから生まれています。
業務改善=IT導入ではありません。
✅まずは、記録の「型」をそろえる、
✅情報共有の「場所」を決める、
✅教育の「流れ」を見える化する
この3つを、できるところから、少しずつ整えるだけで、現場は確実に楽になります。
全部を一気に変える必要はありません。
完璧を目指さなくても大丈夫です。
「少し楽になった」
「前より迷わなくなった」
その積み重ねが、スタッフが安心して働ける環境につながっていきます。
業務改善は、現場を縛るためのものではなく、現場を守るためのものです。
この考え方が、あなたのステーションを整えるヒントになれば幸いです。
このブログが、考えるヒントになれたら
このブログでは、大きな改革や特別なツールではなく、現場で実際に回る形、看護師目線で無理のない方法、今ある環境でできる工夫を、少しずつ紹介していきます。
「何から手をつければいいか分からない」
そんな段階でも大丈夫です。
必要なところだけ、必要な分だけ、持ち帰ってもらえたら嬉しいです。
あなたのステーションが、少しずつ楽になっていきますように。
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